Come scrivere le e-mail

1. La chiusura
Non è un’epistola, non serve chiudere con “grazie tante” e “saluti”. Si può mettere il nome o la sigla se vi appare un po’ troppo asciutta, ma non è obbligatorio. Nel galateo digitale, la e-mail più breve è la più elegante e cortese.
2. L’attacco
Si presume che la e-mail sia una comunicazione velocissima, non serve precederla con “caro amico ti scrivo”, o altre formule epistolari che appartengono al mondo della lettera cartacea dove l’omissione può apparire una villania. Al contrario nella e-mail è disdicevole dilungarsi, esser prolissi o troppo formali. Non si usano granchè, le formalità, nelle chat e anche se la e-mail non ha la stessa immediatezza è uno strumento ugualmente dialogico, quindi è lo stesso. Invece sono spesso le persone più giovani che, trovandosi a scrivere una e-mail, hanno maggiori dubbi e imbarazzi sullo stile da usare per la distanza tra gli interlocutori. Tranquilli: l’informale è corretto anche se usato con un interlocutore professionale.
3. Il rispetto è nella brevità
Perché, contrariamente ad altre forme di comunicazione, una e-mail va ad intrufolarsi nella e-box di qualcuno che non se la aspetta e deve leggerla. Presuppone un uso del suo tempo. Perciò, quanto più ci si dilunga nelle formalità tanto più si “consuma” il suo tempo. Se un concetto richiede più di tre frasi, è qualcosa che richiede l’interlocuzione diretta: una telefonata o un incontro di persona. La e-mail resta, in fondo, una casella postale ove si depositano comunicazioni, ma non rimpiazza l’interazione personale.
4. Stabilire le priorità
L’inbox si riempie comunque, qualsiasi siano i nostri sforzi di tenerla in ordine per poi andare a vedere solo in cima alla lista gli ultimi arrivi. Errore. In basso a una pila di e-mail può esser rimasta sepolta la comunicazione più importante. Perciò, nelle e-mail come nella vita, è sempre buona norma verificare le priorità: sapere quello che si vuol fare e quando. Filtrare e stabilire un ordine di lavori.
5. Bastano tre controlli al giorno
Non serve vivere immersi nella casella e cogliere ogni nuovo messaggio come una palla da tennis prima del secondo rimbalzo. Non bisogna passare ore “in campo” e-mail. Si perde tempo e si fa magari salire il livello di ansia se si attende una risposta. Invece ogni accenno di ossessività digitale va spezzato. Non solo per la nostra salute psichica: bastano due-tre controlli al giorno per gestire in tempo tutto quello che c’è da gestire. Quanti potrebbero aver bisogno di voi con sollecitudine vi faranno squillare il telefono.